La empresa Cronus que utiliza Microsoft Dynamics NAV (Navision) puede verse en la situación de querer distribuir gastos de empresa por dimensiones. Navision tiene la funcionalidad de Diarios Periódicos que nos puede ayudar a conseguirlo.
Supongamos que nuestra empresa está formada por 40 miembros distribuidos en 3 departamentos (Administración, Comercial y Producción). El departamento de Administración cuenta en su plantilla con 6 personas, el de Comercial con 10 y el de Producción con los restantes 24. El director financiero decide que es necesario desglosar los gastos por departamentos en función del tamaño de cada departamento. Nos centraremos en los gastos derivados del consumo eléctrico. En este caso la distribución de los gastos se hará de la siguiente manera:
ADM=15%
CCIAL=25%
PROD=60%
Nos llega la factura de electricidad de Enero 2011 de nuestro proveedor Eléctroatrac. S.L. que asciende a 400 € + IVA. Entramos una factura compra borrador en nuestro sistema informando los datos y registrándola.
Supongamos que nuestra empresa está formada por 40 miembros distribuidos en 3 departamentos (Administración, Comercial y Producción). El departamento de Administración cuenta en su plantilla con 6 personas, el de Comercial con 10 y el de Producción con los restantes 24. El director financiero decide que es necesario desglosar los gastos por departamentos en función del tamaño de cada departamento. Nos centraremos en los gastos derivados del consumo eléctrico. En este caso la distribución de los gastos se hará de la siguiente manera:
ADM=15%
CCIAL=25%
PROD=60%
Nos llega la factura de electricidad de Enero 2011 de nuestro proveedor Eléctroatrac. S.L. que asciende a 400 € + IVA. Entramos una factura compra borrador en nuestro sistema informando los datos y registrándola.
Factura compra borrador (1001):
Factura compra registrada (108028):
Nos vamos a los movimientos pendientes del proveedor y allí vemos los 464 € pendientes.
A la hora de registrar el pago de esta factura lo haremos desde los diarios periódicos. Lo hacemos desde Gestión Financiera -> Contabilidad -> Actividades periódicas -> Diarios periódicos.
En nuestro caso nos hemos creado la sección GASTOS para registrar las distribuciones de gastos por dimensiones. En esta sección no rellenamos el campo "Nº serie registro" de esta forma podremos poner el "nº documento" que queramos en el diario:
En nuestro caso nos hemos creado la sección GASTOS para registrar las distribuciones de gastos por dimensiones. En esta sección no rellenamos el campo "Nº serie registro" de esta forma podremos poner el "nº documento" que queramos en el diario:
En este diario tendremos que rellenar los siguientes campos:
- Periodicidad: En nuestro caso al ser un importe que varía cada mes elegiremos la opción V Variable.
- Frecuencia repetición: Al ser un recibo mensual pondremos 1M.
- Fecha registro: Dejamos la fecha de trabajo, 27/01/11. Si queremos que el sistema al registrar nos deje preparada como la siguiente fecha de registro la última fecha del mes siguiente usaremos en el campo "frecuencia repetición" una de las siguientes formulas: 1D+1M-1D ó 1M+CM.
- Tipo documento: Pago
- Nº Documento: Podemos poner, por ejemplo, un número documento como LUZ %4 (donde %4 será sustituido por el nombre del mes en curso) o poner el número de la factura registrada por la que se va a liquidar para mantener la relación.
- Tipo mov.: Como queremos liquidar la factura de compra del proveedor que nos suministra la electricidad pondremos “Proveedor”.
- Nº Cuenta: Nº del proveedor.
- Liq. Por nº documento: En este campo entramos en el desplegable y seleccionamos la factura de compra registrada 108028. Si quisiésemos liquidar más de un documento lo haríamos mediante la funcionalidad de “Liq. por Id.”. Al rellenar este campo el sistema nos informa automáticamente los campos “Liq. Por tipo documento” y Importe en el diario periódico.
- Periodicidad: En nuestro caso al ser un importe que varía cada mes elegiremos la opción V Variable.
- Frecuencia repetición: Al ser un recibo mensual pondremos 1M.
- Fecha registro: Dejamos la fecha de trabajo, 27/01/11. Si queremos que el sistema al registrar nos deje preparada como la siguiente fecha de registro la última fecha del mes siguiente usaremos en el campo "frecuencia repetición" una de las siguientes formulas: 1D+1M-1D ó 1M+CM.
- Tipo documento: Pago
- Nº Documento: Podemos poner, por ejemplo, un número documento como LUZ %4 (donde %4 será sustituido por el nombre del mes en curso) o poner el número de la factura registrada por la que se va a liquidar para mantener la relación.
- Tipo mov.: Como queremos liquidar la factura de compra del proveedor que nos suministra la electricidad pondremos “Proveedor”.
- Nº Cuenta: Nº del proveedor.
- Liq. Por nº documento: En este campo entramos en el desplegable y seleccionamos la factura de compra registrada 108028. Si quisiésemos liquidar más de un documento lo haríamos mediante la funcionalidad de “Liq. por Id.”. Al rellenar este campo el sistema nos informa automáticamente los campos “Liq. Por tipo documento” y Importe en el diario periódico.
Esta línea no tendrá informada la dimensión Departamento.
Estos son los campos mínimos a rellenar. Hecho esto vamos al botón Línea -> Distribuciones. Es aquí donde hay que informar los porcentajes según los departamentos. Como nuestra empresa tiene 3 departamentos crearemos 3 líneas con la cuenta donde se carga la luz (6280001), cada una con su respectivo porcentaje:
Estos son los campos mínimos a rellenar. Hecho esto vamos al botón Línea -> Distribuciones. Es aquí donde hay que informar los porcentajes según los departamentos. Como nuestra empresa tiene 3 departamentos crearemos 3 líneas con la cuenta donde se carga la luz (6280001), cada una con su respectivo porcentaje:
Para cada línea definimos la dimensión Departamento adecuada:
- 1ª línea:
- 1ª línea:
- 2ª línea:
- 3ª línea:
Ahora ya lo tenemos todo y solo nos queda registrar el diario periódico. Una vez registrado nos tenemos que fijar que la línea del diario se mantiene y se actualizan el campo de “fecha de registro” según la “frecuencia de repetición”. Si os fijáis los campos de liquidación no se vacían automáticamente por lo que al entrar el diario el mes siguiente para registrar otro asiento, se tendrán que actualizar.
Por último revisaremos los movimientos pendientes del proveedor y vemos que han quedado liquidados uno con el otro:
Por último revisaremos los movimientos pendientes del proveedor y vemos que han quedado liquidados uno con el otro:
Y si miramos el asiento en el histórico vemos:
Vemos que las dimensiones de los movimientos han quedado clasificadas con la dimensión Departamento adecuada.
Por último vamos al plan de cuentas y revisamos la cuenta donde se carga la luz, que como vemos está saldada después del pago pero con las cantidades distribuidas por dimensión Departamento.
Por último vamos al plan de cuentas y revisamos la cuenta donde se carga la luz, que como vemos está saldada después del pago pero con las cantidades distribuidas por dimensión Departamento.
Exactamente igual en la cuenta de IVA soportado:
Germán López
Dynamica
Si con el pago de la factura no sólo se salda la cuenta de proveedor si no también se salda la cuenta auxiliar de gastos, ¿dónde quedan finalmente registrados los gastos de la luz? ¿No hubiera sido mejor contabilizar la factura directamente en el diario periódico? Gracias y felicidades por el blog.
ResponderEliminar