Distribuir gastos por dimensiones

La empresa Cronus que utiliza Microsoft Dynamics NAV (Navision) puede verse en la situación de querer distribuir gastos de empresa por dimensiones. Navision tiene la funcionalidad de Diarios Periódicos que nos puede ayudar a conseguirlo.

Supongamos que nuestra empresa está formada por 40 miembros distribuidos en 3 departamentos (Administración, Comercial y Producción). El departamento de Administración cuenta en su plantilla con 6 personas, el de Comercial con 10 y el de Producción con los restantes 24. El director financiero decide que es necesario desglosar los gastos por departamentos en función del tamaño de cada departamento. Nos centraremos en los gastos derivados del consumo eléctrico. En este caso la distribución de los gastos se hará de la siguiente manera:

ADM=15%
CCIAL=25%
PROD=60%

Nos llega la factura de electricidad de Enero 2011 de nuestro proveedor Eléctroatrac. S.L. que asciende a 400 € + IVA. Entramos una factura compra borrador en nuestro sistema informando los datos y registrándola.

Factura compra borrador (1001):

Factura compra registrada (108028):

Nos vamos a los movimientos pendientes del proveedor y allí vemos los 464 € pendientes.

A la hora de registrar el pago de esta factura lo haremos desde los diarios periódicos. Lo hacemos desde Gestión Financiera -> Contabilidad -> Actividades periódicas -> Diarios periódicos.

En nuestro caso nos hemos creado la sección GASTOS para registrar las distribuciones de gastos por dimensiones. En esta sección no rellenamos el campo "Nº serie registro" de esta forma podremos poner el "nº documento" que queramos en el diario:

En este diario tendremos que rellenar los siguientes campos:
- Periodicidad: En nuestro caso al ser un importe que varía cada mes elegiremos la opción V Variable.
- Frecuencia repetición: Al ser un recibo mensual pondremos 1M.
- Fecha registro: Dejamos la fecha de trabajo, 27/01/11. Si queremos que el sistema al registrar nos deje preparada como la siguiente fecha de registro la última fecha del mes siguiente usaremos en el campo "frecuencia repetición" una de las siguientes formulas: 1D+1M-1D ó 1M+CM.
- Tipo documento: Pago
- Nº Documento: Podemos poner, por ejemplo, un número documento como LUZ %4 (donde %4 será sustituido por el nombre del mes en curso) o poner el número de la factura registrada por la que se va a liquidar para mantener la relación.
- Tipo mov.: Como queremos liquidar la factura de compra del proveedor que nos suministra la electricidad pondremos “Proveedor”.
- Nº Cuenta: Nº del proveedor.
- Liq. Por nº documento: En este campo entramos en el desplegable y seleccionamos la factura de compra registrada 108028. Si quisiésemos liquidar más de un documento lo haríamos mediante la funcionalidad de “Liq. por Id.”. Al rellenar este campo el sistema nos informa automáticamente los campos “Liq. Por tipo documento” y Importe en el diario periódico.

Esta línea no tendrá informada la dimensión Departamento.

Estos son los campos mínimos a rellenar. Hecho esto vamos al botón Línea -> Distribuciones. Es aquí donde hay que informar los porcentajes según los departamentos. Como nuestra empresa tiene 3 departamentos crearemos 3 líneas con la cuenta donde se carga la luz (6280001), cada una con su respectivo porcentaje:

Para cada línea definimos la dimensión Departamento adecuada:

- 1ª línea:

- 2ª línea:

- 3ª línea:

Ahora ya lo tenemos todo y solo nos queda registrar el diario periódico. Una vez registrado nos tenemos que fijar que la línea del diario se mantiene y se actualizan el campo de “fecha de registro” según la “frecuencia de repetición”. Si os fijáis los campos de liquidación no se vacían automáticamente por lo que al entrar el diario el mes siguiente para registrar otro asiento, se tendrán que actualizar.

Por último revisaremos los movimientos pendientes del proveedor y vemos que han quedado liquidados uno con el otro:

Y si miramos el asiento en el histórico vemos:

Vemos que las dimensiones de los movimientos han quedado clasificadas con la dimensión Departamento adecuada.

Por último vamos al plan de cuentas y revisamos la cuenta donde se carga la luz, que como vemos está saldada después del pago pero con las cantidades distribuidas por dimensión Departamento.

Exactamente igual en la cuenta de IVA soportado:

Germán López
Dynamica

Esquema de cuentas - Fijar Base para porcentaje

En un esquema de cuentas es común que algunas de las filas sean sumatorios de otras filas del esquema. Si necesitamos mostrar que porcentaje representan cada una de las filas sobre el total podemos hacerlo de la siguiente forma:

- En el esquema de cuentas tenemos que definir una nueva fila que nos indique qué fila es la que muestra el total, para tomarla como base de cálculo del porcentaje para el resto de filas. Rellenaremos el campo Tipo Sumatorio con “Fijar Base para porcentaje” y en campo Sumatorio con el nº de la fila base.

- En las plantillas de las columnas de esquema de cuentas (Gestión Financiera -> Configuración -> General, dentro de "Columna esq. cta.") hemos de seleccionar la plantilla a la que queremos añadir la columna de porcentaje. A esta nueva columna le hemos de indicar mediante el campo Formula de que otra columna debe calcular el porcentaje.

Se verá mejor con un ejemplo:

Tenemos un esquema de cuentas que nos muestra los costes (COSTES) de personal del ejercicio en curso donde al final de todo se muestra el sumatorio.

Nº fila	Descripción	Tipo sumatorio	Sumatorio	Tipo fila	Tipo importe
10	Costes personal	Total tipo coste		Saldo periodo	Saldo
20	Sueldos y salarios	Total tipo coste	640|641	Saldo periodo	Saldo
40	Seguridad social	Total tipo coste	642	Saldo periodo	Saldo
50	Costes sociales	Total tipo coste	643|649	Saldo periodo	Saldo
60	TOTAL COSTES	Fórmula	10..50	Saldo periodo	Saldo

Añadiremos a estas filas una fila 0 en la que indicaremos que la fila 60 es la que tomaremos como base para calcular los porcentajes de las otras filas:

Nº fila	Descripción	Tipo sumatorio	Sumatorio	Tipo fila	Tipo importe
0	Fila Base % Costes	Fijar base para porcentaje	60	Saldo periodo	Saldo

Ahora nos vamos a la configuración de plantillas de columnas y creamos la plantilla SALDO2 que tenga 2 filas:

Nº columna	Cabecera columna	Tipo columna	Tipo mov. cont.	Tipo importe	Fórmula
S	Saldo periodo	Saldo periodo	Movs. contabilidad	Saldo
C	% Coste sobre total	Fórmula	Movs. contabilidad	Saldo	S%

Como vemos la fila C (% Coste sobre total) es de Tipo Columna = Fórmula y referencia mediante el campo Fórmula a la fila S.

Hecho esto ya podemos volver a los esquemas de cuentas y mostrar el panorama de la combinación COSTES-SALDO2 y obtendremos un resultado de la forma:

Nº fila	Descripción	Saldo periodo	% Coste sobre total
0	Fila Base % Costes	3.019.771,09
10	Costes personal
20	Sueldos y salarios	2.965.878,08	98,22
40	Seguridad social	53.893,01	1,78
50	Costes sociales
60	TOTAL COSTES	3.019.771,09	100

Donde la última columna nos indica que porcentaje representa el importe de cada fila sobre el total.

Germán López
Dynamica

Comenzamos

Desde que comencé ya hace algunos años en el mundillo de Navision, ahora Microsoft Dynamics NAV, he agradecido a menudo encontrar una comunidad de profesionales que de forma desinteresada comparten conocimientos con el resto de la comunidad. Hay que decir que normalmente esta ayuda es mayoritariamente en inglés. En castellano las posibilidades disponibles no son tan grandes, la única comunidad importante que conozco es la de tipsdbits. Pretendo iniciar este blog como repositorio de información en castellano sobre Navision, que crea útil; información que pueda ayudar a usuarios, técnicos o clientes, de la misma forma que me han ayudado a mí.